生态环境事业单位档案数字化管理的现状与对策分析
时间 : 2021-01-18 来源 : 中华环境 作者 : 孙莉 点击 :
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现代社会是一个信息化的社会，整个国家面临着信息化的变革，这就要求档案管理工作也要实现信息化、数字化的突破。对于生态环境领域而言，在生态环境事业单位实现档案数字化管理，有助于实现档案信息的快速检索、异地传输、远程利用，这对于提升生态环境事业单位档案管理效率，辅助服务好生态环境中心工作意义重大。但是从当前的情况来看，生态环境事业单位档案数字化管理仍然存在一定的不足，导致档案管理整体成效并不理想，基于此，本文针对生态环境事业单位档案数字化管理的相关内容展开讨论。
生态环境事业单位档案数字化管理现状
缺乏严格的管理制度
对于生态环境事业单位而言，有效的档案管理制度是实现档案数字化管理的前提条件，不仅能够为其提供科学指引，促进档案管理人员按照制度要求严格开展档案管理工作，同时还能够为档案管理长远规划发展提供支撑。但是从当前的情况来看，一些生态环境事业单位在档案数字化管理工作中，由于缺乏严格的档案管理制度，导致档案管理不受重视，档案管理人员在工作中表现出明显的随意性，档案管理工作质量得不到提升。
传统档案管理不善，信息不全
一些生态环境事业单位对档案管理工作重视不够，在传统的档案管理工作中没有做好档案的防潮、防火工作，因此档案信息不全现象时有发生。档案数字化建设往往需要对档案信息进行电子化，并对档案信息进行二次开发，但是由于档案信息的不全面，导致档案数字化工作推进缓慢。
数字化档案管理系统建设有待完善
一些生态环境事业单位虽然建立起了档案数字化管理系统，但是系统的功能有待完善，在系统使用过程中更多的是进行档案信息的录入，而针对系统检索功能的开发明显缺失，导致生态环境事业单位即使进行了档案信息的录入，但在信息 调用过程中仍存在明显的困难。
档案管理队伍建设有待加强
生态环境事业单位档案数字化管理工作的实施，要求单位档案工作者掌握新的技能，但是一些生态环境事业单位针对新型人才的培养没有引起足够的重视。面对新的工作环境及工作模式，更多的是要求档案工作者进行自我适应，而不注重专项培训。但从档案数字化工作的尝试到熟练必然需要一个过程，这一过程中工作失误出现的概率会相对较高，进而影响到生态环境事业单位档案工作质量。
生态环境事业单位档案数字化管理完善策略
加强管理制度建设
管理制度的建设是为了对生态环境事业单位档案数字化管理工作的实施提供科学的指引和约束，以此不断提升生态环境事业单位档案数字化管理工作的规范性。在新形势下，生态环境事业单位要针对其档案管理工作的新模式在原有档案管理制度的基础上增加新的内容，或对原有管理制度中不合理的条例进行更换，融入数字化管理的相关内容。在新建立的档案管理制度中，要能够对档案数字化管理工作内容、工作流程、工作方式予以明确，要求档案工作者严格按照制度要求实施每个环节的工作，减少工作中的随意性，提升新形势下的档案工作规范性。在管理制度建设中，注重责任制的完善。随着生态环境事业单位工作的持续推进，档案信息量及档案工作量也会随之增加，为了确保档案工作质量，生态环境事业单位要对档案工作人员的职责进行明确分配，实现责任到岗、责任到人。一旦工作中出现失误，可以进行明确的责任追究。通过这一方式，有助于提高档案工作人员警醒度，减少其工作中的随意性，并提升档案管理工作质量。另外，为了确保管理制度的有效落实，生态环境事业单位还可以围绕档案工作的实施进行必要的监督管理，一方面有助于加快档案管理工作数字化进程，另一方面也能及时查找档案管理工作中的不合理之处，做到早发现、早完善。
建立档案数字化管理系统
数字化管理系统的建设是生态环境事业单位档案数字化管理工作的重点，也是充分突显数字化技术在单位档案管理工作实际效用的重要手段。生态环境事业单位需要借助专业化数字网络技术公司的帮助，结合生态环境事业单位档案工作内容，开发本单位的专属档案数字化管理系统，并不断改进，逐步完善系统功能。要在技术公司的帮助下定期进行软件升级，并进行系统漏洞修复，以支撑生态环境事业单位档案工作的高效推进。与传统的档案管理模式相比，借助数字化管理系统，可以在短时间内完成大量档案信息的整理，而且借助系统检索功能，可以快速完成档案信息调阅，使得传统模式下相对烦琐的工作得到简化，工作出错的概率也会显著降低。值得注意的是，档案新管理模式的建立对生态环境事业单位也提出了新的要求，比如为了确保数字化管理系统的高效运行，为了防止病毒对系统的侵袭和防范档案信息的泄露，生态环境事业单位针对建立起的档案数字化管理系统的访问要进行权限设置，而且不允许外部USB闪存盘随意连接系统并进行档案信息的拷贝，以此不断提升生态环境事业单位档案管理工作实际成效。
建立数据库系统
生态环境事业单位档案数字化管理中，单位档案信息主要以数字化形式予以保存，再加上数字化管理系统的运作，必然需要档案数据库的支持，因此数据库系统的建立和完善也是生态环境事业单位档案数字化管理的重要内容之一。生态环境事业单位档案数据库建设中要重点突显两项功能，一是档案信息的获取功能。这就要求档案工作者对本单位的档案信息进行全面搜集，确保档案信息的完整性，而单位内的各个科室也需要积极配合档案部门的工作，及时上传档案信息。档案工作者需要对上传的信息进行认真核对，谨防档案信息缺失和遗漏，一旦发现需要及时补充。二是档案信息的分类功能。科学的分类，能够为档案信息的高效利用提供有力的支持，比如数字化管理系统检索功能的发挥就是以数据库信息的科学为基础。生态环境事业单位在档案信息的分类中要选择特定的分类标准，比如可以以专业学科为分类依据，也可以以科室为分类依据，还可以以时间点为分类依据。通过科学的分类，对本单位的档案信息进行系统的整理。
加强专业化档案管理人才的培养
在档案管理实践中，积极应用档案数字化管理系统，发挥这一系统的关键作用，需要全面提升档案管理人员的整体素养。生态环境事业单位档案数字化管理工作的开展，对档案工作者提出了新的要求。生态环境事业单位应定期对档案工作者进行业务培训，整个培训工作应该重点包括两个方面，一方面是理论知识的教育。通过这一方面的教育培训工作，不断提升档案工作者的认识水平，帮助其储备新的知识，并使其明确认识到档案数字化管理的重要作用，明确自身的职责。通过理论教育工作，帮助档案工作者树立起新的工作理念，使其积极适应工作模式的变化，不再将档案管理部门作为“养老部门”来使用，而是将其作为影响生态环境事业发展全局的关键部门来看待。另一方面，要加强档案工作者的工作技能培训。围绕档案数字化管理工作的相关要求，采用一对一培训、现场模拟、案例分析等方式，不断提升档案工作者的工作技能，使其更好地适应新的工作环境，并不断提升工作质量。
（作者单位：生态环境部环境发展中心）
